Pembatalan Surat Pesanan Pada Katalog Elektronik Versi 6

Ditulis ulang dari referensi https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/11320095849999-Pembatalan-Surat-Pesanan 

oleh Agus Arif Rakhman, M.M., CPSp.

Pengadaan barang dan jasa pemerintah melalui Katalog Elektronik versi 6 LKPP telah menjadi instrumen penting dalam mewujudkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas belanja negara. Namun, di balik kemudahan bertransaksi secara digital, terdapat dinamika yang tidak bisa dihindari: Surat Pesanan (SP) terkadang harus dihentikan atau diputus. Proses ini bukan sekadar urusan teknis, tetapi merupakan bagian dari tata kelola hukum pengadaan yang diatur dengan ketat.

Panduan resmi yang diterbitkan melalui Pusat Bantuan INAPROC menjelaskan secara rinci bagaimana mekanisme pembatalan SP dijalankan dalam aplikasi Katalog Elektronik LKPP versi 6. Penekanan utama ada pada dua jalur: penghentian karena keadaan kahar (force majeure) dan pemutusan karena alasan regulatif (non-kahar). Kedua jalur ini memiliki konsekuensi hukum, administratif, serta tanggung jawab finansial yang berbeda, sehingga pemahaman yang utuh menjadi sangat penting bagi PPK maupun penyedia.

Artikel ini akan membedah secara mendalam prosedur, dasar hukum, serta implikasi praktis dari pembatalan SP di Katalog Elektronik LKPP versi 6, sekaligus memberikan refleksi mengapa mekanisme ini penting untuk menjaga integritas dan kepastian hukum dalam sistem pengadaan modern.

 Berikut uraian sistematis—dengan parafrase penuh—atas panduan “Pembatalan Surat Pesanan” pada Pusat Bantuan INAPROC (terakhir dimutakhirkan 14 Juli 2025).

1) Cakupan kasus yang dapat dibatalkan lewat Pusat Bantuan

Panduan menegaskan bahwa permohonan pembatalan melalui Pusat Bantuan hanya dapat diproses pada pesanan dengan status tertentu.
Di sisi Pembeli/PPK: Diproses Penyedia, Pesanan dalam pengiriman, Pesanan Tiba, Pesanan Tiba – Menunggu Konfirmasi Penyedia, dan Menunggu Konfirmasi BAST oleh Penyedia.
Di sisi Penyedia: Dalam Pengiriman/Pengerjaan, Menunggu Konfirmasi BAST oleh Pembeli, dan Menunggu Konfirmasi BAST oleh Penyedia. (Bantuan INAPROC)

2) Dasar hukum dan bentuk pembatalan

Rujukan regulatifnya adalah Keputusan Kepala LKPP No. 177 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Katalog Elektronik. Di sana, penghentian hubungan kontraktual pada Surat Pesanan (SP) diakui dalam dua skema:

• Penghentian SP karena Keadaan Kahar (force majeure)—misal bencana alam/non-alam, pemogokan, kebakaran, cuaca ekstrem, dan gangguan industri.

• Pemutusan SP karena alasan yang dibenarkan regulasi (non-kahar).
  Panduan menekankan bahwa Penyedia pada praktiknya melakukan pemutusan SP (bukan “penghentian karena kahar”). (Bantuan INAPROC, JDIH LKPP)

Alasan Pemutusan SP (Non-Kahar)

Berikut adalah daftar kondisi yang diperbolehkan secara regulasi untuk memutus SP. Saya telah merumuskan ulang dalam bahasamu sendiri agar terasa segar dan bebas plagiasi:

1. Penyedia terbukti melakukan korupsi, kolusi, nepotisme, kecurangan, atau pemalsuan, dan hal itu sudah disahkan oleh instansi resmi berwenang.

2. Pengaduan mengenai pelanggaran prosedur, persaingan tidak sehat, korupsi, kolusi, atau nepotisme di dalam e‑purchasing telah terbukti benar oleh instansi berwenang.

3. Penyedia dinyatakan pailit, sehingga tak lagi layak melanjutkan kewajiban.

4. Penyedia sudah masuk Daftar Hitam sebelum SP ditandatangani.

5. Peringatan kinerja sebanyak tiga kali tidak direspon dengan perbaikan yang memadai oleh Penyedia.

6. Jaminan pelaksanaan (jika ada) tidak dipertahankan oleh Penyedia.

7. Kelalaian atau wanprestasi dalam memenuhi kewajiban, dan tidak diperbaiki dalam tenggat waktu yang ditentukan.

8. PPK menilai bahwa Penyedia tidak mungkin menyelesaikan seluruh pekerjaan meski diberi kesempatan.

9. Upaya penyelesaian gagal, meskipun sudah diberi kesempatan pertama.

10. Upaya penyelesaian masih gagal setelah kesempatan kedua.

11. Penyedia menghentikan pekerjaan selama waktu SP berjalan, tanpa mencantumkannya dalam program dan tanpa persetujuan pengawas.
     
    Semua poin tersebut bersumber dari rangkuman atas catatan resmi Keputusan Kepala LKPP Nomor 177 Tahun 2024 (bantuan.inaproc.id).

3) Definisi kerja: “Pemutusan Surat Pesanan”

Pemutusan SP adalah tindakan sepihak oleh PPK atau Penyedia untuk mengakhiri keberlakuan SP karena alasan yang diatur dalam Kepka LKPP 177/2024. Panduan melampirkan bagan alur serta merinci tahapannya (lihat butir 4 di bawah). (Bantuan INAPROC)

4) Tahap demi tahap (operasional)

4.1. Menentukan dasar pemutusan
Penyedia terlebih dahulu mengidentifikasi dasar pemutusan. Salah satu dasar eksplisit yang disebut panduan: PPK tidak melaksanakan administrasi pembayaran sesuai kesepakatan dalam SP. (Bantuan INAPROC)

4.2. Mengevaluasi progres yang sudah bernilai guna
Sebelum memutus, para pihak menilai kemajuan pekerjaan: apa yang sudah dilakukan Penyedia dan dapat dimanfaatkan oleh PPK. Hasil evaluasi ini menentukan dua cabang langkah berikutnya:

• Ada hasil yang wajib dibayar → ditempuh Adendum SP untuk menyelesaikan pembayaran atas keluaran yang sah/termanfaatkan; panduan menyediakan rujukan Adendum baik untuk PPK maupun Penyedia. (Bantuan INAPROC)

• Tidak ada hasil yang wajib dibayar → proses Penghentian SP (dalam arti administratif di platform) dilanjutkan dengan melengkapi bukti/dokumen penghentian. (Bantuan INAPROC)

4.3. Melengkapi dokumen
Penyedia menyiapkan Surat Pemutusan Kontrak (SP) dan bukti pendukung sesuai dasar pemutusan. Panduan menyediakan template format surat dan daftar bukti yang harus dilengkapi. (Bantuan INAPROC)

4.4. Mengajukan rencana pemutusan melalui webform Pusat Bantuan
Setelah dokumen lengkap, Penyedia menyampaikan rencana pemutusan melalui webform. Elemen isian kunci yang ditegaskan panduan, antara lain:

• Jenis Layanan: pilih “Katalog Elektronik versi 6 – Pembeli” (ya, mengikuti pengelompokan layanan di helpdesk),

• Jenis Kendala: “Pesanan”,

• Kendala Pada Pesanan: “Pembatalan Pesanan”,

• Deskripsi: uraian lengkap pengajuan,

• Lampiran: surat pemutusan dan bukti pendukung.
  Catatan penting: permintaan tidak diproses bila data/dokumen tidak lengkap. (Bantuan INAPROC)

4.5. Verifikasi oleh Pusat Bantuan
Pusat Bantuan bersama tim terkait melakukan pengecekan dalam waktu paling cepat 6 (enam) hari kerja. Selama periode ini, status pesanan di sistem ditahan/diubah menjadi “Dalam Proses Pembatalan oleh Pusat Bantuan”. (Bantuan INAPROC)

4.6. Penetapan pembatalan
Setelah verifikasi, status pesanan di platform akan diubah menjadi “Dibatalkan oleh Pusat Bantuan”. Sejak saat itu, SP resmi putus dan Penyedia tidak lagi bertanggung jawab atas pelaksanaan kontrak. (Bantuan INAPROC)

5) Implikasi finansial ketika ada output yang bernilai

Apabila terdapat hasil pekerjaan/penyerahan yang telah dan dapat dimanfaatkan PPK, maka PPK berkewajiban membayar proporsional atas bagian tersebut—dengan memperhitungkan denda/sanksi yang berlaku—sebelum/seraya proses pemutusan. Mekanisme praktisnya ditempuh melalui Adendum SP. (Bantuan INAPROC)

6) Batasan penting: “pembatalan mandiri” oleh PPK

Panduan terpisah untuk PPK menyebut bahwa PPK masih dapat membatalkan SP hanya selama Penyedia belum menandatangani SP. Bila SP sudah ditandatangani Penyedia, fitur “Batalkan Pesanan” hilang, dan jalur yang tersedia adalah prosedur pembatalan melalui Pusat Bantuan sebagaimana di atas. (Bantuan INAPROC)

7) Praktik baik (opini terapan penulis)

• Dokumentasikan dasar pemutusan: simpan bukti komunikasi, bukti keterlambatan pembayaran (jika relevan), atau bukti lain yang menjadi rasio legis pemutusan. Ini mempercepat verifikasi 6 hari kerja dan meminimalkan sengketa. (Analisis berdasar butir verifikasi dan kelengkapan dokumen.) (Bantuan INAPROC)

• Gunakan Adendum bila ada manfaat terukur: adendum memastikan pembayaran atas keluaran yang sah, menjaga kepastian hukum, dan memitigasi potensi keberatan audit. (Selaras dengan cabang langkah “ada hasil yang wajib dibayar”.) (Bantuan INAPROC)

• Jangan salah kaprah “kahar vs pemutusan”: keadaan kahar → penghentian; alasan non-kahar → pemutusan. Pilihan istilah mempengaruhi jenis bukti yang dibutuhkan. (Merujuk struktur dua skema pada panduan & dasar hukum Kepka 177/2024.) (Bantuan INAPROC, JDIH LKPP)

---

Intisari eksekutif

• Apa yang bisa dibatalkan lewat Helpdesk? Pesanan dengan status tertentu (lihat butir 1).

• Apa jalurnya? Umumnya pemutusan SP oleh Penyedia; penghentian hanya untuk kahar.

• Bagaimana alurnya? Identifikasi dasar → nilai progres dan tentukan adendum atau lanjut → lengkapi surat & bukti → ajukan via webform → verifikasi ±6 hari kerja → status resmi “Dibatalkan oleh Pusat Bantuan”. (Bantuan INAPROC)

Bila Anda ingin, saya bisa merumuskan template internal SOP (alur, checklist bukti, dan draf surat pemutusan/adendum) agar tim PPK/Penyedia dapat mengeksekusi prosedur di atas secara konsisten lintas paket.