Prosedur Naratif Pada E-Purchasing Jenis Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Versi Agus Arif Rakhman:

 

Prosedur Naratif  Pada E-Purchasing Jenis Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Versi Agus Arif Rakhman:

Ditulis oleh: Agus Arif Rakhman, M.M.

Pengelola Pengadaan Ahli Madya BMKG RI – Fasilitator Kehormatan Bidang Pengadaan Barang/Jasa LKPP RI – Probity Advisor LKPP RI – Penulis Buku Pengadaan Barang/Jasa

Bandung, 9 Februari 2024

Pendahuluan

 

Dalam era digitalisasi yang kian mengakar dalam setiap sendi kehidupan, proses pengadaan barang dan jasa, khususnya dalam sektor konstruksi, telah mengalami transformasi signifikan. Transformasi ini tercermin dalam penerapan e-purchasing, yang menjanjikan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas yang lebih tinggi dibandingkan metode konvensional. Artikel yang disusun oleh Agus Arif Rakhman, seorang praktisi dan ahli pengadaan barang/jasa yang diakui, menghadirkan suatu panduan komprehensif mengenai prosedur naratif dalam e-purchasing untuk jenis pengadaan pekerjaan konstruksi. Dengan latar belakang yang kuat sebagai Pengelola Pengadaan Ahli Madya di BMKG RI, Fasilitator Kehormatan Bidang Pengadaan Barang/Jasa LKPP RI, dan seorang Penulis Buku Pengadaan Barang/Jasa, Rakhman membawa perspektif mendalam dan aplikatif dalam menguraikan setiap tahapan proses pengadaan elektronik.

 

Artikel ini secara metodis merinci langkah-langkah yang harus diambil oleh pengguna akhir dalam menyusun dokumen identifikasi kebutuhan pekerjaan konstruksi, mulai dari identifikasi alternatif produk jasa konstruksi yang dibutuhkan hingga penetapan spesifikasi teknis untuk negosiasi e-purchasing. Kerangka kerja yang diusulkan Rakhman mencakup analisis kebutuhan, pemaketan jasa konsultansi, identifikasi dan penetapan penyedia barang/jasa, hingga penandatanganan kontrak surat pesanan e-purchasing. Lebih lanjut, artikel ini juga mengedepankan pentingnya pertimbangan aspek sosial, ekonomi, dan lingkungan dalam pengadaan berkelanjutan, serta penekanan pada komitmen kedua belah pihak dalam menjalankan hak dan kewajiban kontrak.

 

Melalui panduan yang disajikan dalam artikel ini, Rakhman berusaha menghadirkan sebuah prosedur naratif yang tidak hanya berfokus pada aspek teknis pengadaan, tetapi juga pada aspek strategis yang melibatkan analisis pasar, evaluasi penyedia jasa, dan pengelolaan kontrak. Ini merupakan upaya untuk membekali para pengelola pengadaan dengan pengetahuan dan alat yang diperlukan dalam menerapkan e-purchasing secara efektif dan efisien, khususnya dalam konteks pekerjaan konstruksi yang kompleks dan multifaset.

 

1. 1)   Pengguna akhir menyusun dokumen identifikasi kebutuhan pekerjaan konstruksi, dengan menerapkan 7 langkah berikut:

a.   Identifikasi Alternatif Produk Jasa Konstruksi Yang Dibutuhkan

b.   Identifikasi Berbagai Potensi Varian/ Tipe suatu Produk Jasa Konstruksi yang dibutuhkan

c.    Identifikasi Rentang Perkiraan Harga Berdasarkan kontrak-kontrak pekerjaan konstruksi sebelumnya (apabila ada)

d.   Rekomendasi Keputusan Kebutuhan dan Spesifikasi Atas Langkah 1 Sampai 3. Rekomendasi berbagai kebutuhan produk jasa konstruksi ini dapat ditindaklanjuti dengan membuat pemaketan jasa konsultansi pengkajian dan perencanaan untuk menghasilkan berbagai produk jasa konstruksi yang dibutuhkan yang menghasilkan masing-masing produk, untuk kemudian dibuatkan prosedur pembuatan etalase produk pekerjaan konstruksi pada katalog elektronik, sebagai berikut:

                                       i.    Spesifikasi teknis produk jasa konstruksi, termasuk gambar, DED, Rancangan Konseptual Keselamatan Konstruksi

                                     ii.    Struktur Rencana Anggaran dan Biaya (RAB)

e.    Identifikasi Ketersediaan Pelaku Usaha Jasa Konstruksi yang berpengalaman menjalankan pekerjaan konstruksi yang dibutuhkan

f.     Identifikasi Kondisi Existing Produk Jasa Konstruksi yang dimiliki Saat Ini

g.    Identifikasi Pengadaan Berkelanjutan dari Aspek Sosial, Ekonomi, dan Lingkungan

1. 2)   Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan produk jasa konstruksi, PPK membuat pemaketan jasa konsultansi perancangan dan/atau jasa konsultansi pengawasan, yang menghasilkan output utama sebagai berikut:

a.   Uraian Spesifikasi teknis, terdiri:

                                       i.    Spesifikasi bahan bangunan

                                     ii.    Spesifikasi peralatan konstruksi dan peralatan bangunan

                                    iii.    Spesifikasi metode konstruksi/ metode pelaksanaan/ metode kerja

                                    iv.    Spesifikasi proses/ kegiatan

                                     v.    Spesifikasi jabatan kerja konstruksi

b.   Gambar, terdiri:

                                       i.    Peta lokasi

                                     ii.    Layout

                                    iii.    Potongan memanjang

                                    iv.    Potongan melintang

                                     v.    Detail-detail konstruksi

c.    Rancangan Konseptual Keselamatan Konstruksi

d.   Perhitungan nilai TKDN Pekerjaan Konstruksi

1. 3)   Konsultan perancangan menyerahkan hasil produk jasa konstruksi kepada PPK untuk dilanjutkan dengan proses identifikasi pengadaan melalui pemaketan pengadaan barang/jasa
2. 4)   PPK melakukan proses penetapan calon pelaku usaha e-purchasing dengan menyusun dokumen penetapan penyedia e-purchasing pekerjaan konstruksi melalui 5 langkah implementasi berikut:

a.   Menetapkan draft spesifikasi teknis pekerjaan konstruksi berdasarkan hasil penyusunan konsultan perancangan dan/atau konsultan pengkajian dan perencanaan

b.   Analisis pasar pelaku usaha jasa konstruksi yang menyediakan jasa konstruksi pada katalog elektronik dengan 2 (dua) kemungkinan potensi ketersediaan pelaku usaha, yaitu:

                                       i.    Penyedia jasa konstruksi dengan single link katalog

                                     ii.    Penyedia jasa konstruksi dengan multiple link katalog (gabungan beberapa milestone)

c.    Memperdalam analisis pasar pelaku usaha jasa konstruksi pada katalog elektronik dengan menggunakan metode Request for Information (RFI) pada setidaknya 2 (dua) pelaku usaha jasa konstruksi katalog elektronik untuk dipertimbangkan dengan berbagai 7 (Tujuh) Parameter Pertimbangan Pemilihan Pelaku Usaha Jasa Konstruksi Pada Katalog Elektronik, berikut :

                                       i.    Pemenuhan spesifikasi teknis kebutuhan minimal

                                     ii.    Pengalaman sejenis tertinggi (sejenis: tipe produk jasa konstruksi sama dan volume minimal sama)

                                    iii.    Kesanggupan  waktu tercepat dalam penyelesaian pekerjaan

                                    iv.    Penggunaan teknologi dan inovasi pada spesifikasi bahan bangunan/ spesifikasi metode pelaksanaan/ spesifikasi proses

                                     v.    Sisa Kemampuan Paket pekerjaan

                                    vi.    Lokasi terdekat dengan lokasi pekerjaan

                                  vii.    Harga terendah diantara para penyedia yang memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan minimal

d.   Menentukan urutan prioritas pertimbangan memilih penyedia barang/jasa di katalog

e.    Memutuskan penyedia barang/jasa di katalog

1. 5)   Hasil penentukan calon pelaku usaha dilanjutkan oleh PPK dengan penetapan spesifikasi teknis e-purchasing yang akan digunakan sebagai dasar pertimbangan negosiasi e-purchasing, dengan sistematika dokumen, sebagai berikut:

a.   Link katalog, baik single link atau multiple link (gabungan beberapa milestone)

b.   Uraian Spesifikasi teknis, terdiri:

                                       i.    Spesifikasi bahan bangunan

                                     ii.    Spesifikasi peralatan konstruksi dan peralatan bangunan

                                    iii.    Spesifikasi metode konstruksi/ metode pelaksanaan/ metode kerja

                                    iv.    Spesifikasi proses/ kegiatan

                                     v.    Spesifikasi jabatan kerja konstruksi

c.    Gambar, terdiri:

                                       i.    Peta lokasi

                                     ii.    Layout

                                    iii.    Potongan memanjang

                                    iv.    Potongan melintang

                                     v.    Detail-detail konstruksi

d.   Rancangan Konseptual Keselamatan Konstruksi

e.    Nilai TKDN Pekerjaan Konstruksi

 

1. 6)   PPK atau pejabat pengadaan melakukan pembuatan paket pengadaan e-purchasing dan transaksi negosiasi dengan ketentuan:

a.   Apabila nilai paket transaksi sampai dengan Rp200.000.000 dilakukan oleh pejabat pengadaan

b.   Apabila nilai paket transaksi paling sedikit di atas Rp200.000.000 dilakukan oleh PPK

1. 7)   Hasil negosiasi PPK atau Pejabat Pengadaan menghasilkan Spesifikasi Teknis hasil negosiasi yang akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen kontrak Surat Pesanan
2. 8)   PPK melakukan proses kontrak surat pesanan e-purchasing hasil dari tahap negosiasi e-purchasing dengan menyerahkan rancangan kontrak surat pesanan kepada penyedia
3. 9)   Penyedia menandatangani kontrak surat pesanan e-purchasing

10)   PPK menandatangani kontrak surat pesanan e-purchasing

11)   Penyedia menyampaikan dokumen program mutu sebagai komitmen pengendalian kontrak kepada PPK untuk mendapatkan kesepakatan 3 (tiga) titik kritis proses pelaksanaan kontrak dengan konsekuensi surat peringatan 1 sampai 3

12)   PPK melakukan pengendalian kontrak berdasarkan dokumen program mutu dari penyedia dengan melakukan proses dokumentasi laporan kemajuan berkala kontrak secara periodik

13)   Kedua belah pihak berkomitmen menjalankan hak dan kewajiban berkontrak masing-masing dengan ketentuan:

a.   Apabila membutuhkan adendum kontrak/perubahan kontrak, maka berdasarkan laporan kemajuan berkala, ditindaklanjuti ke dalam dokumen penetapan kejadian berkontrak

b.   Apabila wanprestasi dan/atau pekerjaan tidak selesai, maka

c.    Penyedia mengajukan permintaan tertulis untuk penyelesaian hasil pengadaan apabila pekerjaan telah selesai kepada PPK

14)   PPK melakukan serah terima hasil pengadaan dan  pembayaran hasil pengadaan kontrak e-purchasing

15)   PPK menyelesaikan status transaksi e-purchasing pada Katalog Elektronik dan melakukan penilaian kinerja penyedia

Bab Kesimpulan dan Rekomendasi

 

Kesimpulan

 

Artikel yang diuraikan oleh Agus Arif Rakhman menyajikan wawasan mendalam dan terstruktur mengenai implementasi prosedur naratif e-purchasing dalam pengadaan pekerjaan konstruksi. Melalui pembahasan yang komprehensif, artikel ini berhasil menggambarkan bagaimana digitalisasi dapat diintegrasikan dalam proses pengadaan untuk mencapai efisiensi, transparansi, dan kepatuhan yang lebih besar. Dari identifikasi kebutuhan awal hingga penandatanganan kontrak dan pengendalian kontrak, Rakhman memberikan panduan langkah demi langkah yang mencakup seluruh spektrum proses pengadaan e-purchasing, dengan penekanan khusus pada aspek teknis, strategis, dan berkelanjutan.

 

Penerapan e-purchasing, sebagaimana dijelaskan dalam artikel, menawarkan berbagai manfaat yang signifikan, termasuk kemudahan akses informasi, kemampuan analisis pasar yang lebih baik, dan peningkatan kualitas hasil pengadaan. Proses ini juga memperkuat asas kompetisi yang sehat dan adil dengan memperjelas kriteria seleksi dan penetapan penyedia jasa. Namun, keberhasilan implementasi e-purchasing sangat bergantung pada pemahaman mendalam tentang setiap tahapan proses dan kemampuan adaptasi terhadap dinamika pasar serta kebutuhan proyek.

 

Rekomendasi

 

Berdasarkan analisis dan pembahasan dalam artikel, beberapa rekomendasi dapat diusulkan untuk meningkatkan praktik pengadaan e-purchasing, khususnya dalam konteks pekerjaan konstruksi:

1.   Penguatan Kapasitas Institusional: Lembaga pengadaan harus secara proaktif membangun kapasitas internal mereka, baik dari sisi sumber daya manusia maupun teknologi informasi, untuk memastikan implementasi e-purchasing yang efektif dan efisien.

2.   Pengembangan dan Standardisasi Dokumen: Perlunya pengembangan dan standardisasi dokumen pengadaan, termasuk spesifikasi teknis dan kontrak, untuk memudahkan pemahaman dan implementasi oleh semua pihak terkait.

3.   Penyempurnaan Sistem e-Purchasing: Terus melakukan penyempurnaan pada sistem e-purchasing untuk meningkatkan user interface, keamanan data, dan integrasi dengan sistem lainnya agar lebih responsif terhadap kebutuhan pengguna.

4.   Pelatihan dan Sosialisasi: Mengadakan pelatihan dan sosialisasi secara berkala kepada semua stakeholder pengadaan, termasuk PPK, penyedia jasa, dan pengguna akhir, untuk memastikan pemahaman yang komprehensif tentang prosedur dan manfaat e-purchasing.

5.   Pengawasan dan Evaluasi Berkala: Melakukan pengawasan dan evaluasi secara berkala terhadap proses pengadaan e-purchasing untuk mengidentifikasi masalah, tantangan, dan peluang perbaikan dalam praktik pengadaan.

6.   Pengembangan Kebijakan Pengadaan Berkelanjutan: Mendorong pengembangan kebijakan pengadaan yang berkelanjutan dengan mempertimbangkan aspek sosial, ekonomi, dan lingkungan dalam setiap keputusan pengadaan.

Dengan menerapkan rekomendasi ini, diharapkan dapat memperkuat sistem pengadaan e-purchasing dalam sektor konstruksi, serta mempromosikan inovasi dan keberlanjutan dalam pengadaan barang dan jasa.

Apabila anda membutuhkan jasa brainware versi full strategi ini dalam bentuk SOP Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Purchasing, silahkan menghubungi saya di 085330686593, dijual dengan harga Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah) dalam bentuk swakelola tipe I, honorarium/insentif narasumber dalam satuan paket output kegiatan

SOP terdiri dari Batang tubuh petunjuk teknis secara natarif, flowchart, dan file-file siap kerja yang digunakan pada masing-masing prosedur

CEKLIST KELENGKAPAN PORTOFOLIO UJI KOMPETENSI PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN SKEMA PERSONEL LAINNYA

 

CEKLIST KELENGKAPAN PORTOFOLIO UJI KOMPETENSI PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN SKEMA PERSONEL LAINNYA

Nama: ...

Satuan kerja: ...

Jenis Kompetensi Perencanaan Pengadaan

No.	Indikator Kompetensi	Dokumen Utama	Dokumen Pendukung	Ceklist
1	Mampu melakukan pekerjaan penyusunan Spesifikasi Teknis dan Kerangka Acuan Kerja (KAK) berbasis masukan (input), proses, dan keluaran (output) sesuai dengan analisis proses produksi/ pelaksanaan pekerjaan, untuk pekerjaan yang tidak kompleks dan/atau tidak membutuhkan kompetensi teknis yang spesifik	Dokumen  Spesifikasi Teknis/ KAK	Antara lain: •       KAK kegiatan; •       Standar yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah/ Asosiasi Industri; •       Katalog produk dari penyedia; ·        Standar yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah/ Asosiasi Industri;Jurnal/informasi  hasil penelitian/ pengujian/ kajian dari tenaga ahli, komunitas profesional atau peneliti
2	Mampu melakukan pekerjaan penyusunan Perkiraan Harga sesuai dengan analisis proses produksi/pelaksanaan, untuk pekerjaan yang tidak kompleks dan/atau tidak membutuhkan kompetensi teknis yang spesifik	Dokumen perkiraan harga	Antara lain: •       Kertas Kerja Perhitungan perkiraan harga satuan; •       Spesifikasi Teknis/ KAK; atau •       Data/informasi yang dapat digunakan untuk menyusun perkiraan harga sesuai dengan ketentuan
3	Mampu melakukan perumusan Pemaketan dan Cara Pengadaan sesuai Strategi Pengadaan		Dokumen Pemaketan dan cara pengadaan berupa Rencana Umum Pengadaan (RUP)

 

 

Jenis Kompetensi Pengelolaan Kontrak Pengadaan

No.	Indikator Kompetensi	Dokumen Utama	Dokumen Pendukung	Ceklist
1	Mampu melakukan pekerjaan Perumusan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam bentuk Surat Perjanjian	Dokumen kontrak	Antara lain: •       Dokumen Rancangan Kontrak •       Berita Acara rapat persiapan penandatangan kontrak; •       Dokumen Hasil Pemilihan; •       Surat  Penetapan  Pemenang;atau •       Dokumen Summary Report
2	Mampu melakukan pekerjaan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah terhadap masukan (input), proses produksi/pelaksanaan, dan keluaran (output) hasil pekerjaan berupa Barang/Jasa yang tidak kompleks	Dokumen pengendalian kontrak (laporan pengawasan dan pengendalian)	Antara lain: •       Instrumen  pengendalian  kontrak (kurva S, diagram batang, network planning, •       monitoring jadwal); •       Dokumen Rencana/ Target Pelaksanaan  Pekerjaan dan realisasi pelaksanaan;atau •       Dokumen  Laporan  Kemajuan/output Pelaksanaan Pekerjaan
3	Mampu melakukan pekerjaan Serah Terima Hasil Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berupa Barang/Jasa yang tidak kompleks setelah melalui proses penjaminan mutu (quality assurance)	Dokumen serah terima hasil PBJP	Antara lain: 1.     Dokumen pemeriksaan hasil pekerjaan  (uji 2.     mutu/kualitas);atau 3.     Dokumen kertas kerja pemeriksaan barang/jasa

 

 

Jenis Kompetensi Pengelolaan Pengadaan Melalui Swakelola

No.	Indikator Kompetensi	Dokumen Utama	Dokumen Pendukung	Ceklist
1	Mampu melakukan analisis dan pemecahan masalah teknis operasional Penyusunan Rencana, Persiapan, Pelaksanaan, dan Pengawasan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara Swakelola.	Dokumen  analisis permasalahan teknis operasional dan pemecahan masalah pada tahapan swakelola	Tidak ada
2	Mampu melakukan pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola untuk pekerjaan dengan masukan (input) berupa personil dengan keahlian tertentu dan bahan/material umum, proses/metode pelaksanaan telah memiliki standar/pedoman yang spesifik sesuai bidang pekerjaan dengan variasi pelaksanaan tergantung pada kondisi lapangan, dan/atau keluaran (output) yang akan dihasilkan dapat diukur secara kuantitatif dan/atau kualitatif	Laporan Pelaksanaan Pekerjaan Swakelola	Antara lain: •       Dokumen RUP yang menunjukkan pekerjaan swakelola •       Dokumen KAK swakelola; atau •       Dokumen persiapan, diantaranya: o   Penetapan sasaran swakelola o   SK penyelenggara swakelola o   Penetapan rencana kegiatan o   Penetapan jadwal kegiatan o   Penetapan RAB o   Penetapan dokumen kerjasama /MoU (khusus tipe II); atau o   Penetapan rancangan kontrak swakelola

 

Catatan:

Jika tidak ada bisa melakukan kajian dengan metode STAR, yang meliputi aspek:

1.     S (Situation & Task) : Apakah peran/tugas PPK dalam melakukan swakelola? Gambarkan paket pekerjaan tersebut termasuk tipe swakelola yang dipilih.

2.     T (Time) : Kapan dilakukan swakelola?

3.     A (Action) : Bagaimana tahapan dalam swakelola? Ceritakan secara singkat tahapan swakelola tersebut termasuk dokumen/acuan yang digunakan/dihasilkan.

4.     R (Result) : Apakah sumberdaya yang digunakan mencukupi dalam pengelolaan swakelola tersebut?