Prosedur Naratif Pada E-Purchasing Jenis Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Versi Agus Arif Rakhman:
Prosedur Naratif
Pada E-Purchasing Jenis Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi Versi Agus
Arif Rakhman:
Ditulis oleh: Agus Arif Rakhman,
M.M.
Pengelola
Pengadaan Ahli Madya BMKG RI – Fasilitator Kehormatan Bidang Pengadaan
Barang/Jasa LKPP RI – Probity Advisor LKPP RI – Penulis Buku Pengadaan Barang/Jasa
Bandung, 9 Februari 2024
Pendahuluan
Dalam era digitalisasi yang kian
mengakar dalam setiap sendi kehidupan, proses pengadaan barang dan jasa,
khususnya dalam sektor konstruksi, telah mengalami transformasi signifikan.
Transformasi ini tercermin dalam penerapan e-purchasing, yang menjanjikan
efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas yang lebih tinggi dibandingkan
metode konvensional. Artikel yang disusun oleh Agus Arif Rakhman, seorang
praktisi dan ahli pengadaan barang/jasa yang diakui, menghadirkan suatu panduan
komprehensif mengenai prosedur naratif dalam e-purchasing untuk jenis pengadaan
pekerjaan konstruksi. Dengan latar belakang yang kuat sebagai Pengelola
Pengadaan Ahli Madya di BMKG RI, Fasilitator Kehormatan Bidang Pengadaan
Barang/Jasa LKPP RI, dan seorang Penulis Buku Pengadaan Barang/Jasa, Rakhman
membawa perspektif mendalam dan aplikatif dalam menguraikan setiap tahapan
proses pengadaan elektronik.
Artikel ini secara metodis merinci
langkah-langkah yang harus diambil oleh pengguna akhir dalam menyusun dokumen
identifikasi kebutuhan pekerjaan konstruksi, mulai dari identifikasi alternatif
produk jasa konstruksi yang dibutuhkan hingga penetapan spesifikasi teknis
untuk negosiasi e-purchasing. Kerangka kerja yang diusulkan Rakhman mencakup
analisis kebutuhan, pemaketan jasa konsultansi, identifikasi dan penetapan
penyedia barang/jasa, hingga penandatanganan kontrak surat pesanan
e-purchasing. Lebih lanjut, artikel ini juga mengedepankan pentingnya
pertimbangan aspek sosial, ekonomi, dan lingkungan dalam pengadaan
berkelanjutan, serta penekanan pada komitmen kedua belah pihak dalam
menjalankan hak dan kewajiban kontrak.
Melalui panduan yang disajikan dalam artikel ini, Rakhman berusaha menghadirkan sebuah prosedur naratif yang tidak hanya berfokus pada aspek teknis pengadaan, tetapi juga pada aspek strategis yang melibatkan analisis pasar, evaluasi penyedia jasa, dan pengelolaan kontrak. Ini merupakan upaya untuk membekali para pengelola pengadaan dengan pengetahuan dan alat yang diperlukan dalam menerapkan e-purchasing secara efektif dan efisien, khususnya dalam konteks pekerjaan konstruksi yang kompleks dan multifaset.
- 1)
Pengguna
akhir
menyusun dokumen identifikasi kebutuhan pekerjaan konstruksi, dengan menerapkan
7 langkah berikut:
a.
Identifikasi
Alternatif Produk Jasa Konstruksi Yang Dibutuhkan
b.
Identifikasi Berbagai Potensi Varian/ Tipe
suatu Produk Jasa Konstruksi yang dibutuhkan
c.
Identifikasi
Rentang Perkiraan Harga Berdasarkan kontrak-kontrak pekerjaan konstruksi sebelumnya
(apabila ada)
d.
Rekomendasi
Keputusan Kebutuhan dan Spesifikasi Atas Langkah 1 Sampai 3. Rekomendasi berbagai
kebutuhan produk jasa konstruksi ini dapat ditindaklanjuti dengan membuat
pemaketan jasa konsultansi pengkajian dan perencanaan untuk menghasilkan
berbagai produk jasa konstruksi yang dibutuhkan yang menghasilkan masing-masing
produk, untuk kemudian dibuatkan prosedur pembuatan etalase produk pekerjaan
konstruksi pada katalog elektronik, sebagai berikut:
i. Spesifikasi teknis produk jasa
konstruksi, termasuk gambar, DED, Rancangan Konseptual Keselamatan Konstruksi
ii. Struktur Rencana Anggaran dan
Biaya (RAB)
e.
Identifikasi
Ketersediaan Pelaku Usaha Jasa Konstruksi yang berpengalaman menjalankan pekerjaan
konstruksi yang dibutuhkan
f.
Identifikasi
Kondisi Existing Produk Jasa Konstruksi yang dimiliki Saat Ini
g.
Identifikasi
Pengadaan Berkelanjutan dari Aspek Sosial, Ekonomi, dan Lingkungan
- 2) Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan produk
jasa konstruksi, PPK
membuat pemaketan jasa konsultansi perancangan dan/atau jasa konsultansi
pengawasan, yang menghasilkan output utama sebagai berikut:
a.
Uraian Spesifikasi teknis, terdiri:
i. Spesifikasi bahan bangunan
ii. Spesifikasi peralatan
konstruksi dan peralatan bangunan
iii. Spesifikasi metode konstruksi/
metode pelaksanaan/ metode kerja
iv. Spesifikasi proses/ kegiatan
v. Spesifikasi jabatan kerja
konstruksi
b.
Gambar, terdiri:
i. Peta lokasi
ii. Layout
iii. Potongan memanjang
iv. Potongan melintang
v. Detail-detail konstruksi
c.
Rancangan Konseptual Keselamatan Konstruksi
d.
Perhitungan nilai TKDN Pekerjaan Konstruksi
- 3) Konsultan
perancangan menyerahkan hasil produk jasa konstruksi kepada PPK untuk dilanjutkan
dengan proses identifikasi pengadaan melalui pemaketan pengadaan barang/jasa
- 4) PPK melakukan proses penetapan
calon pelaku usaha e-purchasing dengan menyusun dokumen penetapan penyedia
e-purchasing pekerjaan konstruksi melalui 5 langkah implementasi berikut:
a.
Menetapkan draft spesifikasi teknis pekerjaan
konstruksi berdasarkan hasil penyusunan konsultan perancangan dan/atau
konsultan pengkajian dan perencanaan
b.
Analisis pasar pelaku usaha jasa konstruksi yang
menyediakan jasa konstruksi pada katalog elektronik dengan 2 (dua) kemungkinan
potensi ketersediaan pelaku usaha, yaitu:
i. Penyedia jasa konstruksi
dengan single link katalog
ii. Penyedia jasa konstruksi
dengan multiple link katalog (gabungan beberapa milestone)
c.
Memperdalam analisis pasar pelaku usaha jasa
konstruksi pada katalog elektronik dengan menggunakan metode Request for
Information (RFI) pada setidaknya 2 (dua) pelaku usaha jasa konstruksi katalog
elektronik untuk dipertimbangkan dengan berbagai 7 (Tujuh) Parameter Pertimbangan Pemilihan Pelaku
Usaha Jasa Konstruksi Pada Katalog Elektronik, berikut :
i. Pemenuhan
spesifikasi teknis kebutuhan minimal
ii. Pengalaman
sejenis tertinggi (sejenis: tipe produk jasa konstruksi sama dan volume minimal
sama)
iii. Kesanggupan waktu tercepat dalam penyelesaian pekerjaan
iv. Penggunaan teknologi dan inovasi pada spesifikasi bahan bangunan/
spesifikasi metode pelaksanaan/ spesifikasi proses
v. Sisa Kemampuan Paket pekerjaan
vi. Lokasi
terdekat dengan lokasi pekerjaan
vii. Harga
terendah diantara para penyedia yang memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan
minimal
d.
Menentukan urutan prioritas pertimbangan memilih
penyedia barang/jasa di katalog
e.
Memutuskan penyedia barang/jasa di katalog
- 5) Hasil penentukan calon pelaku usaha dilanjutkan
oleh PPK dengan penetapan spesifikasi teknis e-purchasing yang akan digunakan
sebagai dasar pertimbangan negosiasi e-purchasing, dengan sistematika dokumen,
sebagai berikut:
a.
Link katalog, baik single link atau multiple link
(gabungan beberapa milestone)
b.
Uraian Spesifikasi teknis, terdiri:
i. Spesifikasi bahan bangunan
ii. Spesifikasi peralatan
konstruksi dan peralatan bangunan
iii. Spesifikasi metode konstruksi/
metode pelaksanaan/ metode kerja
iv. Spesifikasi proses/ kegiatan
v. Spesifikasi jabatan kerja
konstruksi
c.
Gambar, terdiri:
i. Peta lokasi
ii. Layout
iii. Potongan memanjang
iv. Potongan melintang
v. Detail-detail konstruksi
d.
Rancangan Konseptual Keselamatan Konstruksi
e.
Nilai TKDN Pekerjaan Konstruksi
- 6)
PPK atau pejabat pengadaan melakukan pembuatan
paket pengadaan e-purchasing dan transaksi negosiasi dengan ketentuan:
a.
Apabila nilai paket transaksi sampai dengan
Rp200.000.000 dilakukan oleh pejabat pengadaan
b.
Apabila nilai paket transaksi paling sedikit di
atas Rp200.000.000 dilakukan oleh PPK
- 7)
Hasil negosiasi PPK atau Pejabat Pengadaan
menghasilkan Spesifikasi Teknis hasil negosiasi yang akan menjadi bagian yang
tidak terpisahkan dari dokumen kontrak Surat Pesanan
- 8)
PPK melakukan proses kontrak surat pesanan
e-purchasing hasil dari tahap negosiasi e-purchasing dengan menyerahkan
rancangan kontrak surat pesanan kepada penyedia
- 9) Penyedia menandatangani kontrak surat pesanan
e-purchasing
10)
PPK menandatangani kontrak surat pesanan
e-purchasing
11)
Penyedia menyampaikan dokumen program mutu sebagai
komitmen pengendalian kontrak kepada PPK untuk mendapatkan kesepakatan 3 (tiga)
titik kritis proses pelaksanaan kontrak dengan konsekuensi surat peringatan 1
sampai 3
12)
PPK melakukan pengendalian kontrak berdasarkan
dokumen program mutu dari penyedia dengan melakukan proses dokumentasi laporan
kemajuan berkala kontrak secara periodik
13)
Kedua belah pihak berkomitmen menjalankan hak dan
kewajiban berkontrak masing-masing dengan ketentuan:
a.
Apabila membutuhkan adendum kontrak/perubahan
kontrak, maka berdasarkan laporan kemajuan berkala, ditindaklanjuti ke dalam
dokumen penetapan kejadian berkontrak
b.
Apabila wanprestasi dan/atau pekerjaan tidak
selesai, maka
c.
Penyedia mengajukan permintaan tertulis untuk
penyelesaian hasil pengadaan apabila pekerjaan telah selesai kepada PPK
14)
PPK melakukan serah terima hasil pengadaan dan pembayaran hasil pengadaan kontrak
e-purchasing
15)
PPK menyelesaikan status transaksi e-purchasing
pada Katalog Elektronik dan melakukan penilaian kinerja penyedia
Bab Kesimpulan dan Rekomendasi
Kesimpulan
Artikel yang diuraikan oleh
Agus Arif Rakhman menyajikan wawasan mendalam dan terstruktur mengenai
implementasi prosedur naratif e-purchasing dalam pengadaan pekerjaan
konstruksi. Melalui pembahasan yang komprehensif, artikel ini berhasil
menggambarkan bagaimana digitalisasi dapat diintegrasikan dalam proses
pengadaan untuk mencapai efisiensi, transparansi, dan kepatuhan yang lebih
besar. Dari identifikasi kebutuhan awal hingga penandatanganan kontrak dan
pengendalian kontrak, Rakhman memberikan panduan langkah demi langkah yang
mencakup seluruh spektrum proses pengadaan e-purchasing, dengan penekanan
khusus pada aspek teknis, strategis, dan berkelanjutan.
Penerapan e-purchasing,
sebagaimana dijelaskan dalam artikel, menawarkan berbagai manfaat yang
signifikan, termasuk kemudahan akses informasi, kemampuan analisis pasar yang
lebih baik, dan peningkatan kualitas hasil pengadaan. Proses ini juga
memperkuat asas kompetisi yang sehat dan adil dengan memperjelas kriteria
seleksi dan penetapan penyedia jasa. Namun, keberhasilan implementasi
e-purchasing sangat bergantung pada pemahaman mendalam tentang setiap tahapan
proses dan kemampuan adaptasi terhadap dinamika pasar serta kebutuhan proyek.
Rekomendasi
Berdasarkan analisis dan pembahasan dalam artikel, beberapa rekomendasi dapat diusulkan untuk meningkatkan praktik pengadaan e-purchasing, khususnya dalam konteks pekerjaan konstruksi:
1. Penguatan Kapasitas Institusional: Lembaga pengadaan harus secara proaktif membangun kapasitas internal mereka, baik dari sisi sumber daya manusia maupun teknologi informasi, untuk memastikan implementasi e-purchasing yang efektif dan efisien.
2. Pengembangan dan Standardisasi Dokumen: Perlunya pengembangan dan standardisasi dokumen pengadaan, termasuk spesifikasi teknis dan kontrak, untuk memudahkan pemahaman dan implementasi oleh semua pihak terkait.
3. Penyempurnaan Sistem e-Purchasing: Terus melakukan penyempurnaan pada sistem e-purchasing untuk meningkatkan user interface, keamanan data, dan integrasi dengan sistem lainnya agar lebih responsif terhadap kebutuhan pengguna.
4. Pelatihan dan Sosialisasi: Mengadakan pelatihan dan sosialisasi secara berkala kepada semua stakeholder pengadaan, termasuk PPK, penyedia jasa, dan pengguna akhir, untuk memastikan pemahaman yang komprehensif tentang prosedur dan manfaat e-purchasing.
5. Pengawasan dan Evaluasi Berkala: Melakukan pengawasan dan evaluasi secara berkala terhadap proses pengadaan e-purchasing untuk mengidentifikasi masalah, tantangan, dan peluang perbaikan dalam praktik pengadaan.
6. Pengembangan Kebijakan Pengadaan Berkelanjutan: Mendorong pengembangan kebijakan pengadaan yang berkelanjutan dengan mempertimbangkan aspek sosial, ekonomi, dan lingkungan dalam setiap keputusan pengadaan.
Dengan menerapkan rekomendasi ini, diharapkan dapat memperkuat sistem pengadaan e-purchasing dalam sektor konstruksi, serta mempromosikan inovasi dan keberlanjutan dalam pengadaan barang dan jasa.
Apabila anda membutuhkan jasa brainware versi full strategi ini dalam bentuk SOP Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Purchasing, silahkan menghubungi saya di 085330686593, dijual dengan harga Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah) dalam bentuk swakelola tipe I, honorarium/insentif narasumber dalam satuan paket output kegiatan
SOP terdiri dari Batang tubuh petunjuk teknis secara natarif, flowchart, dan file-file siap kerja yang digunakan pada masing-masing prosedur
Komentar
Posting Komentar