5 LANGKAH STRATEGIS MEMILIH PENYEDIA BARANG/JASA DI KATALOG E-PURCHASING

 

5 langkah strategis memilih penyedia barang/jasa di katalog e-purchasing

Versi Agus Arif Rakhman, M.M.

Pengelola Pengadaan Ahli Madya BMKG RI/Probity Advisor LKPP RI/Penulis buku

Oktober 2023

 

1.     Menetapkan spesifikasi teknis kebutuhan barang/jasa

2.     Analisis pasar penyedia katalog yang menghasilkan daftar penyedia katalog yang memenuhi spesifikasi teknis minimal (termasuk evaluasi penawaran penyedia barang/jasa di katalog dibandingkan dengan spesifikasi teknis kebutuhan minimalnya)

3.     Memperdalam analisis pasar penyedia katalog yang memenuhi dengan 7 pertimbangan memilih penyedia katalog

4.     Menentukan urutan prioritas pertimbangan memilih penyedia barang/jasa di katalog

5.     Memutuskan penyedia barang/jasa di katalog

 

 

Pengadaan barang dan jasa adalah salah satu aspek penting dalam operasional sebuah kantor pemerintah. Untuk memastikan keberhasilan pengadaan, perlu adanya strategi yang sistematis dan memadai. Berdasarkan versi Agus Arif Rakhman, M.M., berikut adalah 5 langkah strategis dalam memilih penyedia barang/jasa melalui katalog e-purchasing. Tahapan ini dilakukan sebelum melakukan transaksi e-purchasing sebelum negosiasi atau sebelum mini kompetisi. Proses ini sebaiknya dibantu oleh fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

 

 1. Menetapkan Spesifikasi Teknis Kebutuhan Barang/Jasa

 

Langkah pertama adalah menetapkan spesifikasi teknis dari barang atau jasa yang akan diadakan. Di tahap ini, tim pengadaan harus berkoordinasi dengan berbagai unit yang membutuhkan barang atau jasa tersebut untuk merinci kebutuhannya. Pastikan penentukan spesifikasi teknis kebutuhan sudah mempertimbangkan:

·       Berbagai alternatif jenis/tipe suatu barang/jasa di pasaran

·       Identifikasi spesifikasi teknis dari kualitas tertinggi sampai terendah

·       Identifikasi rentang perkiraan harga berdasarkan alternatif jenis/tipe dan klasifikasi kualitas spesifikasi terendah sampai tertinggi

 

 2. Analisis Pasar Penyedia Katalog

 

Setelah menetapkan spesifikasi, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis pasar untuk menemukan penyedia yang memenuhi spesifikasi teknis minimal. Langkah ini sebaiknya melibatkan fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa apalagi yang sudah berpengalaman sebagai Pokja Pemilihan dapat dioptimalkan untuk menjalankan langkah ini karena mereka sangat terbiasa “membandingkan spesifikasi teknis dengan penawaran penyedia. Langkah ini mengidentifikasi berbagai link/ tautan pada katalog barang/jasa yang relevan terhadap kebutuhan barang/jasa. Langkah ini menghasilkan

a.      daftar penyedia katalog untuk kemudian akan menjadi dasar evaluasi PPK terhadap kesesuaian kebutuhan

b.     daftar penyedia katalog yang dinyatakan “memenuhi/lulus” pemenuhan spesifikasi teknis kebutuhan minimal

 

 3. Memperdalam Analisis Pasar dengan 7 Pertimbangan

 

Langkah ini melanjutkan identifikasi terhadap daftar penyedia katalog yang sudah dinyatakan memenuhi di langkah nomor 2 dengan menggali lebih dalam mengenai penyedia yang telah memenuhi spesifikasi teknis minimal. Tujuh pertimbangan yang dapat diaplikasikan, misalnya:

 

a.      Pemenuhan spesifikasi teknis kebutuhan minimal

b.     Pengalaman sejenis tertinggi/ terjual terbanyak

c.      Jenis garansi dan layanan purna jual yang ditawarkan

d.     Kesanggupan  waktu tercepat dalam pengiriman atau penyelesaian pekerjaan

e.      Ketersediaan  stok barang atau kemampuan sumber daya penyedia dalam melaksanakan ruang lingkup pekerjaan jasa

f.       Lokasi terdekat dengan lokasi pengiriman/pekerjaan

g.     Harga terendah diantara para penyedia yang memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan minimal

 4. Menentukan Urutan Prioritas Pertimbangan

 

Setelah memperoleh data dari analisis, prioritaskan pertimbangan yang paling penting sesuai dengan kebutuhan berdasarkan 7 pertimbangan, setiap PPK dapat berbeda dalam menentukan prioritas dan semua benar tidak ada yang salah dengan masing-masing justifikasi urutan prioritas pertimbangan

 

 5. Memutuskan Penyedia Barang/Jasa

 

Langkah terakhir adalah mengambil keputusan berdasarkan analisis dan prioritas yang telah ditetapkan. Ini adalah fase eksekusi di mana keputusan formal diambil dan kontrak disiapkan.

 

 Kesimpulan

 

Mengikuti 5 langkah strategis ini akan membantu tim pengadaan dalam membuat keputusan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Proses ini tidak hanya memastikan bahwa barang atau jasa yang diadakan adalah yang terbaik yang tersedia, tetapi juga bahwa semua aspek dari proses pengadaan telah dilakukan dengan transparansi, keadilan, dan efisiensi.

 

Ingatlah untuk selalu melibatkan tim hukum dan kepatuhan untuk memastikan bahwa semua aspek dari proses pengadaan mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku. Dengan demikian, integritas dan efisiensi proses pengadaan dapat dipertahankan.