7 URUTAN PRIORITAS PERTIMBANGAN MEMILIH PENYEDIA KATALOG E-PURCHASING

 

TABEL PERTIMBANGAN PRIORITAS KEPUTUSAN PEMILIHAN PENYEDIA E-PURCHASING

Penomoran tidak menggambarkan urutan prioritas, PPK dapat menentukan prioritas berdasarkan pertimbangan masing-masing sesuai kebutuhan kebijakan

No.	Parameter pertimbangan	Urutan prioritas
1	Pemenuhan spesifikasi teknis kebutuhan minimal   Alasan: Memastikan bahwa pembelian barang memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan minimal adalah elemen kritis dalam siklus hidup pengadaan, terutama dalam konteks pengadaan untuk kantor pemerintah. Berikut beberapa alasan mengapa hal ini sangat penting:   ### Fungsi dan Kinerja Barang yang tidak memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan minimal sering kali tidak dapat melakukan tugas atau fungsi yang diinginkan dengan efektif atau efisien, yang pada akhirnya bisa mengganggu operasional dan menimbulkan biaya tambahan.   ### Kualitas dan Keandalan Memastikan bahwa barang memenuhi spesifikasi teknis adalah penting untuk menjamin kualitas dan keandalan produk. Ini juga bisa mempengaruhi jangka waktu manfaat dari barang tersebut, yang berdampak pada total biaya kepemilikan (TCO).   ### Akuntabilitas dan Transparansi Menggunakan spesifikasi teknis sebagai bagian dari dokumen pengadaan memungkinkan proses yang lebih transparan dan memudahkan dalam evaluasi dan audit pascapengadaan.   ### Manajemen Risiko Melakukan pengadaan barang yang memenuhi spesifikasi teknis membantu dalam mitigasi risiko, termasuk risiko kinerja, risiko kepatuhan, dan risiko reputasional.   ### Keputusan Berbasis Data Spesifikasi teknis yang jelas dan terperinci mempermudah analisis data dan evaluasi kinerja pemasok, yang merupakan bagian penting dari keputusan pengadaan yang berbasis data.	1
2	Pengalaman sejenis tertinggi/ terjual terbanyak   Alasan: Memilih penyedia barang/jasa berdasarkan jumlah dan nilai pengalaman sejenis tertinggi atau yang terjual terbanyak memiliki beberapa justifikasi tajam yang didukung oleh prinsip-prinsip pengadaan yang diakui secara internasional, hukum pengadaan nasional dan internasional, serta standar etika dan probity. Berikut beberapa poin penting:   ### Kredibilitas dan Keandalan Penyedia dengan track record yang telah terbukti dalam menghasilkan atau menjual barang/jasa sejenis menunjukkan kredibilitas dan keandalan. Ini adalah indikator kuat bahwa penyedia tersebut memiliki kapabilitas untuk memenuhi kebutuhan proyek atau pengadaan Anda.   ### Mitigasi Risiko Memilih penyedia yang memiliki pengalaman sejenis tertinggi atau terjual terbanyak membantu dalam mitigasi risiko. Risiko kegagalan proyek, risiko kualitas, dan risiko kepatuhan lebih rendah jika Anda bekerja dengan penyedia yang telah terbukti konsisten dalam kinerjanya.   ### Efisiensi Biaya dan Waktu Penyedia yang berpengalaman biasanya memiliki proses yang lebih efisien, yang dapat mengurangi biaya dan durasi proyek. Mereka mungkin sudah memiliki solusi untuk potensi masalah yang dapat muncul, sehingga mempercepat waktu penyelesaian dan potensial penghematan biaya.   ### Kualitas Hasil Track record yang baik dalam pengalaman sejenis atau penjualan menunjukkan kemampuan penyedia untuk memberikan barang atau jasa yang memenuhi atau melampaui standar kualitas yang diharapkan.   ### Transparansi dan Akuntabilitas Pengalaman dan riwayat penjualan yang dapat diverifikasi membuat proses pengadaan lebih transparan dan mempermudah tugas audit dan evaluasi pascapengadaan. Ini sesuai dengan prinsip probity dan standar etika dalam pengadaan.   ### Keputusan Berbasis Data Data historis mengenai jumlah dan nilai pengalaman sejenis atau penjualan merupakan alat yang kuat untuk analisis data. Ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih tepat dan didasarkan pada data empiris, bukan asumsi atau persepsi.   ### Kepatuhan terhadap Regulasi Dalam konteks Indonesia, mempertimbangkan track record dan pengalaman penyedia juga dapat membantu dalam memenuhi kepatuhan terhadap regulasi pengadaan pemerintah, seperti Peraturan Presiden (Perpres) yang terkait, yang mungkin menuntut beberapa bentuk kualifikasi penyedia.	2
3	Harga terendah diantara para penyedia yang memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan minimal   Alasan: Memilih penyedia dengan harga terendah yang memenuhi spesifikasi kebutuhan minimal adalah salah satu pendekatan dalam pengadaan yang sering digunakan, terutama dalam konteks pengadaan pemerintah. Pendekatan ini didukung oleh beberapa justifikasi yang kuat:   ### Efisiensi Anggaran Memilih penyedia dengan harga terendah memaksimalkan efisiensi anggaran, yang sangat penting dalam konteks pengadaan pemerintah. Ini memungkinkan lebih banyak sumber daya anggaran untuk dialokasikan ke area lain yang membutuhkan pendanaan.   ### Kepatuhan dan Transparansi Pada banyak kasus, terutama dalam pengadaan pemerintah, ada sebuah kewajiban untuk memilih opsi yang paling hemat biaya untuk memastikan penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab. Ini juga membantu dalam memenuhi kepatuhan terhadap regulasi dan standar probity, termasuk Peraturan Presiden (Perpres) di Indonesia yang terkait dengan pengadaan.   ### Persaingan yang Sehat Pilihan untuk penyedia dengan harga terendah dapat mendorong persaingan yang sehat di antara pemasok, yang pada akhirnya dapat mengarah pada inovasi dan peningkatan efisiensi oleh seluruh penyedia di pasar.   ### Kemudahan dalam Evaluasi Membandingkan harga antara penyedia yang memenuhi spesifikasi kebutuhan minimal adalah proses yang relatif sederhana dan objektif, yang mempermudah evaluasi dan pemilihan penyedia.   ### Mitigasi Risiko Selama semua penyedia yang sedang dipertimbangkan memenuhi spesifikasi teknis kebutuhan minimal, memilih berdasarkan harga terendah mengurangi risiko mendapatkan hasil yang kurang dari yang diharapkan.   ### Keputusan Berbasis Data Harga adalah metrik yang mudah diukur dan di-analisis, sehingga memungkinkan keputusan berbasis data. Ini mempermudah proses evaluasi dan juga mempermudah audit dan penilaian pascapengadaan.   Namun, penting untuk mencatat bahwa pendekatan ini memerlukan analisis risiko dan kepatuhan yang cermat. Harga terendah tidak selalu berarti biaya total kepemilikan (TCO) yang paling efisien, atau bahwa produk atau layanan akan memenuhi standar kualitas atau keandalan di seluruh siklus hidupnya. Oleh karena itu, memilih penyedia dengan harga terendah harus selalu dilakukan dalam konteks yang lebih luas dari kebutuhan proyek, spesifikasi teknis, dan evaluasi risiko.	7
4	Lokasi terdekat dengan lokasi pengiriman/pekerjaan   Alasan: Memilih penyedia yang berlokasi dekat dengan lokasi pekerjaan adalah strategi yang bisa memberikan berbagai keuntungan, dan berikut adalah beberapa justifikasi kuat untuk mempertimbangkan faktor lokasi dalam proses pengadaan:   ### Kecepatan Pengiriman Penyedia yang berlokasi dekat dengan lokasi pekerjaan biasanya dapat menyediakan layanan atau barang dengan lebih cepat. Ini sangat penting untuk proyek dengan jadwal yang ketat atau dalam situasi darurat.   ### Efisiensi Biaya Mengurangi jarak antara penyedia dan lokasi pekerjaan bisa menurunkan biaya logistik dan transportasi. Ini, pada gilirannya, bisa memiliki dampak positif pada efisiensi anggaran.   ### Komunikasi yang Lebih Baik Faktor lokasi juga memudahkan komunikasi dan koordinasi antara penyedia dan pihak yang melakukan pengadaan. Dalam banyak kasus, ini bisa memfasilitasi resolusi masalah yang lebih cepat dan lebih efisien.   ### Dukungan dan Layanan Pascapenjualan Lokasi yang dekat mempermudah akses ke layanan dukungan dan pascapenjualan. Ini bisa sangat penting dalam kasus peralatan atau sistem yang memerlukan pemeliharaan atau perbaikan reguler.   ### Mitigasi Risiko Mengurangi jarak antara penyedia dan lokasi pekerjaan juga bisa berkontribusi pada mitigasi berbagai risiko, termasuk risiko yang terkait dengan gangguan pasokan, logistik, atau faktor-faktor eksternal lainnya seperti cuaca atau keadaan darurat.   ### Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan Mendukung bisnis lokal bisa menjadi bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan atau entitas pemerintah. Selain itu, mengurangi jarak transportasi juga bisa memiliki manfaat lingkungan.   ### Kepatuhan Regulasi Lokal Dalam beberapa kasus, terutama dalam pengadaan pemerintah, bisa ada kebutuhan atau insentif untuk memberikan preferensi kepada penyedia lokal, sesuai dengan peraturan atau kebijakan yang ada.   Memilih penyedia berdasarkan lokasi terdekat harus selalu dipertimbangkan dalam konteks yang lebih luas dari kebutuhan spesifik proyek, termasuk analisis kebutuhan, evaluasi risiko, dan kepatuhan terhadap regulasi yang relevan, seperti Peraturan Presiden (Perpres) di Indonesia yang mungkin berlaku. Seperti halnya dengan setiap faktor dalam proses seleksi, pertimbangan lokasi harus seimbang dengan faktor-faktor lain seperti harga, kualitas, dan keandalan untuk memastikan hasil pengadaan yang paling efektif.	6
5	Jenis garansi dan layanan purna jual yang ditawarkan   Alasan: Memilih penyedia berdasarkan jenis garansi atau layanan purna jual yang ditawarkan adalah sebuah pertimbangan yang sangat penting dalam proses pengadaan. Ini sesuai dengan berbagai prinsip pengadaan, termasuk mitigasi risiko, nilai jangka panjang, dan kepatuhan terhadap standar. Berikut adalah beberapa justifikasi tajam untuk mempertimbangkan aspek ini:   ### Kualitas dan Keandalan Garansi dan layanan purna jual menunjukkan komitmen penyedia terhadap kualitas dan keandalan produk atau layanan mereka. Ini dapat berfungsi sebagai indikator penting dari kualitas barang/jasa yang akan diterima.   ### Mitigasi Risiko Garansi atau layanan purna jual yang kuat membantu dalam mitigasi risiko. Jika produk atau layanan mengalami masalah, penyedia berkomitmen untuk memperbaikinya, biasanya tanpa biaya tambahan. Ini bisa mengurangi risiko biaya tak terduga dan gangguan operasional.   ### Biaya Siklus Hidup Mempertimbangkan garansi dan layanan purna jual dapat memberikan gambaran yang lebih akurat tentang biaya siklus hidup produk atau layanan. Ini penting untuk memahami nilai jangka panjang dari investasi pengadaan.   ### Kepuasan Pelanggan Layanan purna jual yang baik dan garansi yang kuat biasanya meningkatkan kepuasan pelanggan atau pengguna akhir. Ini bisa berdampak positif pada reputasi dan efisiensi operasional dari entitas yang melakukan pengadaan.   ### Fleksibilitas dan Adaptabilitas Garansi dan layanan purna jual yang baik sering kali mencakup fleksibilitas untuk upgrade atau modifikasi, yang bisa menjadi penting seiring berubahnya kebutuhan atau teknologi.   ### Kepatuhan Regulasi Dalam beberapa kasus, terutama di sektor tertentu atau dalam pengadaan pemerintah, ada regulasi yang mewajibkan atau merekomendasikan jenis garansi atau layanan purna jual. Mematuhi persyaratan ini adalah penting untuk kepatuhan hukum dan bisa memberikan keunggulan kompetitif.   ### Persaingan dan Negosiasi Informasi tentang garansi dan layanan purna jual bisa menjadi poin negosiasi yang penting dan mempengaruhi keputusan akhir dalam proses seleksi penyedia.   Mempertimbangkan jenis garansi dan layanan purna jual adalah praktek terbaik yang sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan yang diakui secara internasional, serta standar etika dan probity. Seperti dalam semua aspek pengadaan, keputusan harus didasarkan pada analisis yang komprehensif dari berbagai faktor, termasuk harga, kualitas, kebutuhan proyek, dan risiko terkait.	3
6	Kesanggupan  waktu tercepat dalam pengiriman atau penyelesaian pekerjaan     Alasan: Memilih penyedia berdasarkan kesanggupan waktu tercepat dalam pengiriman atau penyelesaian pekerjaan adalah salah satu faktor yang sangat relevan dalam proses pengadaan. Berikut beberapa justifikasi yang kuat untuk mempertimbangkan aspek ini:   ### Efisiensi Waktu Dalam proyek dengan tenggat waktu yang ketat atau kebutuhan mendesak, memilih penyedia yang bisa menyelesaikan tugas dalam waktu tercepat adalah penting. Ini dapat membantu dalam memenuhi jadwal proyek dan menghindari penundaan yang dapat menambah biaya.   ### Kepatuhan Jadwal Penyelesaian tepat waktu menunjukkan kepatuhan dan reliabilitas penyedia, dan ini adalah indikator penting dari performa penyedia yang akan datang. Hal ini sangat penting dalam proyek yang kompleks dan memiliki banyak ketergantungan.   ### Keunggulan Kompetitif Dalam lingkungan yang sangat kompetitif, kecepatan bisa menjadi faktor yang memberi keunggulan. Entitas yang mampu menyelesaikan proyek lebih cepat bisa lebih cepat merespon perubahan di pasar atau kebutuhan pelanggan.   ### Aliran Kas Penyelesaian proyek yang lebih cepat sering kali berarti bahwa invoice dapat dikeluarkan lebih cepat, yang pada gilirannya bisa memperbaiki aliran kas bagi entitas yang melakukan pengadaan.   ### Mitigasi Risiko Kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan atau pengiriman dalam waktu yang cepat juga bisa menjadi bentuk mitigasi risiko, terutama dalam proyek atau pengadaan yang memiliki banyak variabel atau potensi hambatan.   ### Kepuasan Stakeholder Stakeholder sering kali menilai sukses proyek berdasarkan sejauh mana ia diselesaikan sesuai dengan jadwal. Oleh karena itu, memilih penyedia yang dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu akan meningkatkan kepuasan stakeholder.   ### Fleksibilitas Penyedia yang menunjukkan kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang cepat biasanya lebih fleksibel dalam menghadapi perubahan kebutuhan atau kondisi tak terduga.   Memilih penyedia berdasarkan kecepatan pengiriman atau penyelesaian pekerjaan harus dilakukan dalam konteks pengadaan yang lebih luas, termasuk pertimbangan terhadap kualitas, biaya, dan kepatuhan terhadap standar dan regulasi yang relevan. Keputusan akhir harus dibuat setelah melakukan analisis kebutuhan yang komprehensif, evaluasi risiko, dan penilaian kelayakan dari semua penyedia yang potensial.	4
7	Ketersediaan  stok barang atau kemampuan sumber daya penyedia dalam melaksanakan ruang lingkup pekerjaan jasa   Alasan: Mempertimbangkan ketersediaan stok barang atau kemampuan sumber daya penyedia dalam melaksanakan ruang lingkup pekerjaan jasa adalah salah satu aspek kritis dalam proses pengadaan barang/jasa. Berikut beberapa justifikasi kuat untuk mempertimbangkan faktor ini:   ### Kecepatan dan Kelancaran Kontrak Ketersediaan stok atau sumber daya yang memadai memastikan bahwa proyek atau kebutuhan akan berjalan dengan lancar dan tepat waktu, tanpa penundaan yang disebabkan oleh kekurangan material atau tenaga kerja.   ### Mitigasi Risiko Memilih penyedia dengan stok yang memadai atau sumber daya yang cukup mengurangi risiko terkait dengan kekurangan pasokan atau penundaan dalam penyediaan jasa, yang pada akhirnya bisa menaikkan biaya proyek.   ### Fleksibilitas dan Skalabilitas Penyedia dengan stok yang memadai atau kapasitas sumber daya yang besar umumnya lebih fleksibel dalam menangani perubahan ruang lingkup, termasuk perubahan volume, spesifikasi, atau kebutuhan mendadak.   ### Kualitas dan Konsistensi Ketersediaan stok atau sumber daya yang memadai seringkali menunjukkan kemampuan penyedia untuk memenuhi standar kualitas dan konsistensi, yang penting dalam menjamin keberhasilan proyek atau kebutuhan operasional.   ### Efisiensi Biaya Dalam beberapa kasus, memilih penyedia dengan stok yang lebih besar atau lebih banyak sumber daya bisa memberikan efisiensi biaya, baik melalui potongan harga volume atau melalui peningkatan efisiensi operasional.   ### Kepuasan Stakeholder Mempertimbangkan ketersediaan stok dan sumber daya dalam pemilihan penyedia dapat meningkatkan kepuasan stakeholder dengan memastikan bahwa proyek atau pengadaan diselesaikan sesuai dengan rencana dan standar yang telah ditetapkan.   ### Keunggulan Kompetitif Dalam konteks yang kompetitif, cepatnya respon terhadap kebutuhan pasar atau perubahan kondisi bisa menjadi keunggulan kompetitif. Penyedia dengan ketersediaan stok atau sumber daya yang memadai lebih mungkin untuk memenuhi kebutuhan ini.   Seperti dalam semua aspek pengadaan, keputusan harus dibuat berdasarkan analisis yang komprehensif dari berbagai faktor, termasuk kualitas, harga, waktu pengiriman, dan lain-lain. Ketersediaan stok dan sumber daya adalah salah satu komponen dalam analisis tersebut dan harus diberi pertimbangan yang sesuai.	5

Pemesanan buku karya *Agus Arif Rakhman, M.M.* dapat dilakukan melalui:

• Link official store  Shopee: https://bit.ly/buku_agusarifrakhman_shopee 

• Link official store Tokopedia: https://bit.ly/buku_agusarifrakhman_tokopedia 

• Pemesanan melalui Whatsapp dengan Nina 081556650310