Panduan Pengisian dan Template Surat Tugas Untuk Registrasi dan Akses Inaproc Manajemen Akun Terpusat

Penulis: Agus Arif Rakhman, M.M., CPSp.

Pengelola Pengadaan Ahli Madya, BMKG RI, Fasilitator Kehormatan Bidang Pengadaan Barang/Jasa LKPP RI, Probity Advisor LKPP RI, Anggota Tim Perumus Peraturan LKPP RI, Ahli Penyusun SOP Pengadaan Barang/Jasa, dan Penulis Buku Pengadaan Barang/Jasa

Di kutip dari official website Inaproc https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/9632082649103-Panduan-Pengisian-Surat-Tugas pada tanggal 17 Januari 2025

Transformasi digital dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah terus bergulir. Salah satu inovasi terbaru adalah penggunaan Katalog Elektronik versi 6 pada platform Inaproc (https://akun.inaproc.id/). Namun, sebelum dapat mengakses platform ini, setiap instansi pemerintah wajib mempersiapkan dokumen legalitas berupa Surat Tugas yang mengatur peran dan tanggung jawab para pelaku pengadaan.

Surat Tugas menjadi dokumen krusial dalam proses registrasi dan verifikasi akses Inaproc. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai dasar hukum pemberian akses, tetapi juga menjadi bentuk pertanggungjawaban Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) atas aktivitas pengadaan yang dilakukan melalui platform tersebut.

Dalam artikel ini, kami akan membahas format baku Surat Tugas yang dibutuhkan untuk registrasi akun Inaproc, khususnya untuk empat peran kunci dalam pengadaan: PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), Pejabat Pengadaan, Bendahara. Template ini telah disesuaikan dengan ketentuan terbaru dan memperhatikan aspek-aspek penting seperti:

• Kejelasan pembagian tugas dan tanggung jawab
• Periode berlakunya penugasan
• Legalitas dan pertanggungjawaban KPA
• Kesesuaian dengan regulasi pengadaan barang/jasa pemerintah

Berikut adalah template lengkap Surat Tugas yang dapat Anda gunakan sebagai referensi: https://docs.google.com/document/d/1pdr7fsS1V_1Z0UwtBv842w8KrN7e7CJS/edit?usp=sharing&ouid=114034824123181190184&rtpof=true&sd=true

Surat tugas adalah dokumen resmi yang dibuat dan disahkan oleh otoritas berwenang di suatu instansi atau lembaga. Dokumen ini memberikan penugasan kepada seorang pegawai atau staf untuk melakukan suatu pekerjaan. Surat tugas dibutuhkan sebagai bukti resmi bahwa seseorang telah menerima tugas dari pihak yang berwenang, sehingga mempermudah proses pelaksanaan tugasnya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat tugas:

1. Tidak menggunakan konsiderans.
2. Jika tugas bersifat kolektif:
   • Daftar pegawai yang diberi tugas harus dicantumkan dalam lampiran.
   • Lampiran harus mencakup kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, nama instansi, nama satuan kerja dan keterangan.
3. Penetapan Surat Tugas:
   • Dilakukan oleh koordinator pegawai.
   • Dalam kasus tertentu, koordinator bisa menetapkan Surat Tugas untuk dirinya sendiri melalui wewenang tertulis.
   • Koordinator bertanggung jawab penuh atas data pegawai dalam surat tugas ini dan harus mengikuti ketentuan yang berlaku.
   • Koordinator bertanggung jawab penuh atas pemberian akses pada pegawai ke platform pengadaan nasional.
   • Jika ditemukan pegawai yang masuk platform tanpa izin atau surat tugas, maka koordinator yang menandatangani surat tugas ini harus bertanggung jawab.
4. Masa Berlaku Surat Tugas:
   • Tidak berlaku lagi setelah tugas yang diberikan selesai.

Fungsi Surat Tugas:

1. Sebagai dokumen resmi berisi tanggung jawab seseorang terhadap tugas yang harus dilaksanakan.
2. Mempermudah tugas koordinator pelaksana dalam berinteraksi dengan instansi atau lembaga terkait tugas yang diberikan.

Informasi utama yang wajib ada pada Surat Tugas:

1. Pembuka Surat Tugas:

• Logo, nama instansi dan nama satker, ditulis secara simetris dan dengan huruf kapital.
• Judul "Surat Tugas" ditempatkan di bawah bagian kepala surat dengan huruf kapital.
• Nomor Surat Tugas ditulis secara simetris di bawah judul.

2. Bagian Utama Surat Tugas:

• Alasan penugasan diikuti dengan pemberian tugas kepada koordinator/pegawai yang ditugaskan (nama, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan).
• Rincian tugas yang harus dilaksanakan dan jangka waktu pelaksanaannya.
• Bagian penutup yang mencakup instruksi pelaksanaan tugas, penyampaian laporan, dan permintaan bantuan dari pihak terkait (jika diperlukan).

3. Bagian Penutup Surat Tugas:

• Tempat dan tanggal penetapan Surat Tugas.
• Nama jabatan koordinator yang menandatangani Surat Tugas, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,).
• Tanda tangan koordinator yang memberikan tugas (tanda tangan digital BSrE).
• Nama lengkap koordinator yang menandatangani Surat Tugas, ditulis dengan huruf awal kapital.
• Pangkat atau golongan koordinator yang memberikan tugas.
• NIP koordinator yang memberikan tugas (kecuali untuk Menteri Keuangan).
• Cap dinas.
• Pernyataan bahwa Koordinator bertanggung jawab penuh atas data pegawai dalam surat tugas ini. 
• Tembusan (jika diperlukan).